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内部沟通一二事

不管是ISO9001还是ISO13485(YY/T0287):

5.5.3 内部沟通

最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通过程,并确保对质量管理体系的有效性进行沟通。

现代的企业,人必定是企业的核心。公司生产从原料入库-研发-生产-质检-销售-售后这一条链下来,都是不同职责的人员着执行不同的任务,使整条生产链流畅的运行起来,而各个环节中,沟通就显得格外重要。

有效的内部沟通过不仅仅是对员工意见的重视和尊重,更重要的是维护一种信息流的通畅,使各个职能及时了解整个运行的状况,并能及时采取一些必要的纠正和预防措施,对预期可能会造成不良后果的某一过程进行完善,现代的企业,对数据、信息的把控程度,直接影响到整个运行体系的效率。信息流是内部沟通的核心,没能形成有效的信息流,沟通是不完整的。

在一些公司的内部沟通中控制程序中,简单的列举沟通的方法,除了不用“吼”,其余的基本都用上了,但这些在执行上基本没有意思的程序文件,多少让人没法去重视(也就写出来挂在那儿,基本没什么人看的原因)。

文件终究是文件,做到才是关键,一个产品研发生产到销售,过程中经过不断的反馈,产品的升级改造,然后更先进的设备出去了,说的很简单,但中间却很多环节,各个部门的分割,信息流不通畅,必定造成公司运行效率的低下,甚至造成损失。 比如说,一台设备,研发人员进行了升级改造,达到了预期要求,然后售后人员就带着工具到客户那里升级去了,很快完成了,看起来很完美了,不久,客户开始购买配套试剂,结果发现,试剂不能在仪器上使用了。。。

为什么?因为仪器升级了,对试剂参数的要求和之前比有了很大的改变,但仓库却不知道这回事,好像研发和仓库隔得好远,结果货退回来,被批一顿,再生产新的,再发出去。若再出现这事呢?

这就是信息流没能完全覆盖的原因。各个部门需要掌握的信息没能完整的收集到,造成了偏差,这也算是流程管理或者过程控制上的不足吧。

若从一开始就设计好沟通的路线,从研发开始就关注整条生产链的各个环节,任何设计更改都经过严格的评审,说明更改的原因,更改的办法措施,更改后可能影响的环节,影响可能会涉及的部门等等。这样相关部门知会了这一事件,信息流得以有效覆盖,然后各个部门做好相应的应对措施。售后做好升级计划,并将升级结果反馈到仓库,仓库收到试剂订单,核对客户使用的设备所该配套的试剂类型,正确的出货。

在售后方面同理,如市场或者售后客户能及时了解产品品质的信息,得到客户反馈时就能自如去应对,当客服了解到产品本来就是让步放行的产品或者质量稍次的,那么客户出了问题,也可能就是质量问题,那么就要考虑复核产品质量,做好退换货的准备,做好客户工作,若了解产品质检表现很好,留样观察也近期也表现很好,那么会不会是客户操作或者是环境等因素更多点呢,对产品信息的了解,给出不同的解决之路,是不是更高效快速?

内部沟通过确实不是靠“吼”,沟通更讲究一种让信息流覆盖的宽度,这更多的是流程设计上的事了。

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